A.   Pengertian Sistem Informasi 

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat  

didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan 

informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para 

pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, 

seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang 

dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit 

terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau 

salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, 

apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi 

dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.  

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, 

tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar 

organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah 

diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat 

digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-

fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi 

atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat 

langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam 

pengambilan keputusan.   

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan 

manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu 

organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang 

dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai 

tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para 

pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai: 

Sistem Informasi Manajemen. 

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: 

aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran 

(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan 

organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis 

permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan 

berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang 

diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. 

Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk 

yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk  men-

transfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-

aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan 

umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di 

tahap input berikutnya. 

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem 

informasi berbasis komputer (computer-based information system). 

Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan 

teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi 

yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, 

sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi 

komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, 

ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer 

di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan 

perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, 

dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai 

sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program 

komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat 

instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan 

informasi.  

   Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya 

komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada  masa itu masih 

digunakan kartu  punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi 

akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. 

Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan - 

masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi 

akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data 

elektronik (PDE). 

•  Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor 

baru yang menggunakan  silicon chip circuitry dengan kemampuan 

pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi 

komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem 

informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer 

adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu 

mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan 

akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. 

Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti 

Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan 

anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.  

Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM  pada tahap awal 

menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan 

manajemen tingkat menengah - atas. Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi 

mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa 

hambatan, misalnya:  

•  kekurangpahaman para pemakai tentang komputer, •  kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis 

dan peran manajemen, 

•  relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta  

•  terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat 

membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat 

mendukung semua lapisan manajer. 

Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen 

dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep 

baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support 

Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang 

ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau 

keputusan yang harus dibuat oleh manajer. 

Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu 

Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan 

fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para 

manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.  

Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama  Artificial 

Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa 

diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia. 

Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah  Expert 

Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai 

spesialis dalam area tertentu. 

Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI 

merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan 

komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan 

masalah dan pengambilan keputusan.  C.   Perhatian terhadap Manajemen lnformasi 

Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar 

terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas 

kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya 

kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang 

berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan 

kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang 

dikelolanya. 

Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh 

para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak 

pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap 

kantor mempunyai paling tidak beberapa  desktop/personal computer – 

PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana 

menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu 

yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya 

filing cabinet, mesin photocopy atau telepon. 

D.   Pengguna Sistem Informasi Manajemen 

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini 

dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan (Gambar 2 - 2), yaitu: 

•  Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); 

merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para 

eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan 

dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi 

lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan 

penentuan strategi organisasi. •  Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); 

yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, 

mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang 

sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa 

tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini 

misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala 

Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang. 

•  Manajer tingkat pengendalian operasi  (operational control) 

merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, 

bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh 

manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan 

organisasi. Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh 

signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan 

sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang 

berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan 

sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer 

tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil. 

Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi 

detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, 

keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur 

dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih 

rendah. 

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang-

ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. 

Contoh dari keputusan ini misalnya  adalah keputusan tentang kenaikan 

pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya 

untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk 

didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari 

lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting 

dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan 

terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan 

keputusan yang tidak terstruktur. 

Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan area fungsinya, 

pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan 

peran yang sama dengan berbagai variasi penekanannya. 

Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para 

manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam 

posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan  output yang 

dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar 

institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi 

jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor 

Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak 

dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada negara 

untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera 

mengetahui Laporan keuangan yang  dipublikasikan oleh perusahaan 

publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM 

sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran 

informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah 

suatu sistem yang memproduksi  informasi manajemen, melainkan 

informasi untuk mendukung pemecahan masalah.  

E.   Peran Baru Sistem Informasi Manajemen 

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem 

informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem 

informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana 

manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola 

para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak 

dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap 

tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan 

bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada 

masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi 

tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil 

keputusan. 

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis 

instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi 

(software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. 

Perubahan di satu komponen akan  mempengaruhi komponen lainnya. 

Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin 

membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima 

tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan 

produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan 

kualitas dari sistem informasi organisasi. 

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi 

adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem 

informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa 

ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika 

dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. 

Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan 

organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi 

dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, 

instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai 

perkembangan politik terakhir. 

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat 

besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin 

tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya 

pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan 

komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat 

digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari 

berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak 

terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah 

mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, 

menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.  

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. 

Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, 

pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan 

jaringan internet untuk bertukar  informasi atau melakukan transaksi 

bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet 

menciptakan platform teknologi baru  yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan 

dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat 

diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk (lihat 

Gambar 2 – 3) : 

•  Komunikasi dan kolaborasi. 

•  Akses data dan informasi. 

•  Partisipasi dalam diskusi. 

•  Supply informasi. 

•  Hobi atau bersenang-senang (entertainment). 

•  Pertukaran transaksi bisnis. Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk 

teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang 

memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar 

organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan 

mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup 

organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik 

kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis 

yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola 

secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut: 

-  Organisasi semakin ramping.  

Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti 

perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat 

kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang 

dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis 

manajemennya.  

-  Pemisahan pekerjaan dari lokasi.  

Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor 

yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.